電子帳簿保存法改正で企業が押さえるべきポイント
はじめに
2024年の電子帳簿保存法（電帳法）改正により、企業の会計・財務業務に大きな変化が求められています。本法改正は、デジタル化の加速に伴い、紙の帳簿や請求書の保存から電子データでの管理を推奨するものです。しかし、対応を誤ると税務上のリスクが生じる可能性もあります。この記事では、電子帳簿保存法の改正内容と、企業が今すぐ取り組むべきポイントを詳しく解説します。
電子帳簿保存法とは？
電子帳簿保存法は、税務関連書類の電子保存を認める法律で、企業のペーパーレス化を推進する目的で制定されました。従来、紙での保存が義務付けられていた帳簿や決算書類、請求書、領収書などを電子データで保存できるようになります。
1. 改正の背景
今回の改正は、企業のデジタルトランスフォーメーション（DX）を促進し、業務効率化やコスト削減を目的としています。また、電子データのやり取りが増加する中で、紙の書類と電子データの管理を統一し、適正な税務申告を行うためのルールを明確化する狙いがあります。
時代はデジタル！FAXよりもクラウド、紙よりもPDF！これを覚えておけば、君もDXの波に乗れるぞ！
2. 主な改正ポイント
以下の3点が今回の改正で特に重要なポイントです。
- 電子取引データの保存義務化
電子メールやクラウドを通じて受け取った請求書・領収書などの電子取引データは、電子のまま保存しなければならなくなりました。 - スキャナ保存要件の緩和
紙の書類をスキャンして保存する場合の要件が簡素化され、より柔軟に電子化が可能になりました。 - 検索機能の確保
保存した電子データは、「取引日」「取引先名」「金額」で検索できるようにし、迅速なデータ管理が求められます。
検索できない電子データは、探せない書類と同じじゃ！しっかり整理整頓するのじゃぞ！
企業が対応すべきポイント
では、企業が具体的にどのような対応を行うべきか、以下の3つのポイントを押さえましょう。
1. 電子取引データの適正保存
電子データで受領した請求書や領収書を印刷して保管するのは認められません。企業は、適切な電子保存のために、以下の方法を検討する必要があります。
- クラウド会計ソフトの活用（freee、マネーフォワード、弥生など）
- データの改ざん防止策（タイムスタンプの付与、システムログの保存）
- 保存フォーマットの統一（PDF、CSVなど）
電子データは便利じゃが、改ざん防止も忘れずにな！税務調査官は目ざといぞ！
2. 社内ルールの整備
法律の要件を満たすために、社内ルールの明確化が不可欠です。具体的には以下のようなルールを定めましょう。
- 電子保存の対象書類の明確化
- データの保存期間と保管場所の指定
- 検索機能を担保するためのフォルダ管理ルールの策定
ルールなき保存はカオスじゃ！フォルダ管理を極めるのじゃぞ！
3. システム導入と教育
法改正に対応するため、企業は電子帳簿保存に対応したシステムを導入し、従業員の教育を進める必要があります。特に、経理・財務部門の担当者は、正しく法改正に対応できるようトレーニングを受けるべきです。
対応しない場合のリスク
改正された電子帳簿保存法に対応しない場合、企業は以下のようなリスクを抱えることになります。
1. 税務リスク
電子データの保存義務を怠った場合、税務調査の際に証拠書類として認められず、税務上の不利益を受ける可能性があります。
2. 事務負担の増大
従来の紙ベースの管理を続けると、経理業務が煩雑化し、監査対応の負担が増大します。
3. 取引先との信頼関係の低下
電子帳簿の対応が不十分だと、DX化を進める取引先からの評価が下がり、ビジネス上の競争力を失う可能性があります。
すぐに実施すべき3つのアクション
- 現在の保存ルールの見直し
- 現行の会計システムが法改正に対応しているか確認
- 電子取引データの保存方法を明確化
- 適切な電子保存環境の整備
- クラウド会計ソフトを導入
- データのバックアップ体制を強化
- 社内教育と運用の徹底
- 経理部門だけでなく、営業や管理部門にも新ルールを周知
- 社内研修を実施し、従業員の理解を深める
すぐに動かんと手遅れになるぞ！早めの対応が成功のカギじゃ！
まとめ
電子帳簿保存法の改正は、単なる法規制の変更ではなく、企業の業務効率化やDX推進のチャンスでもあります。早めの対応を行うことで、税務リスクを回避しつつ、業務の効率化を図ることができます。自社の状況をチェックし、必要な対策を今すぐ実施しましょう。
法改正はチャンスじゃ！乗るしかない、このビッグウェーブに！
紙はもう過去の遺産じゃ！電子保存でスッキリ管理するのじゃぞ！ただし、適当に保存すると税務調査で泣くことになるからのぅ…